POLITYKA PRYWATNOŚCI

serwisu www.kongresaks.pl

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu www.kongresaks.pl, kontaktem z Organizatorem oraz organizacją VI Kongresu Kobiety XXI Wieku jest Fundacja Akademia Kobiet Skutecznych z siedzibą przy ul. Partyzantów 48, Czeczotki, 05-152 Czosnów, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000975670, NIP 5311715620, REGON 522522740, dalej: „Fundacja” lub „Administrator”.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się pod adresem: biuro@kongresaks.pl lub listownie na adres siedziby Fundacji. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

W zakresie własnej komunikacji marketingowej odrębnym administratorem jest Absens Carens sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Partyzantów 48, Czeczotki, 05-152 Czosnów, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000812905, NIP 5311707081, REGON 384831858, dalej: „Absens Carens”. Zgoda na marketing Absens Carens jest dobrowolna i odrębna od rejestracji na Kongres oraz od zgody marketingowej Fundacji.

2. Zakres i źródła danych

Serwis nie umożliwia zakładania kont, publikowania komentarzy ani przesyłania formularzy kontaktowych. Rejestracja na Kongres odbywa się w zewnętrznym systemie Evenea, do którego prowadzą odnośniki z serwisu.

Administrator może przetwarzać dane podane podczas rejestracji, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy lub instytucji, stanowisko, dane do rozliczeń, informacje o rodzaju biletu oraz udzielonych zgodach, a także dane zawarte w korespondencji. Zakres danych zależy od pól formularza Evenea i rodzaju zgłoszenia.

Podczas korzystania z serwisu przetwarzane mogą być dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, typ urządzenia i przeglądarki, przybliżona lokalizacja, informacje o sposobie korzystania ze strony oraz zdarzenia mierzone przez Google Analytics 4 — wyłącznie po wyrażeniu zgody na analityczne pliki cookies.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Dane są przetwarzane: (a) w celu przyjęcia zgłoszenia, zawarcia i wykonania umowy o udział w Kongresie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; (b) w celu wystawienia dokumentów księgowych i wykonania obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; (c) w celu udzielania odpowiedzi, zabezpieczenia wydarzenia, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz prowadzenia niezbędnej dokumentacji organizacyjnej — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; (d) w celu prowadzenia analityki strony — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; (e) w celu przesyłania informacji marketingowych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z właściwymi przepisami o komunikacji elektronicznej.

Dane związane z udziałem i rozliczeniami przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane potrzebne do obsługi roszczeń przechowujemy do upływu właściwego terminu przedawnienia. Korespondencję niezwiązaną z umową lub roszczeniem przechowujemy maksymalnie 2 lata od zakończenia sprawy.

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do jej wycofania, wniesienia skutecznego sprzeciwu albo stwierdzenia trwałej nieaktywności, nie dłużej jednak niż 3 lata od ostatniej aktywności odbiorcy; dowód udzielenia i wycofania zgody może być przechowywany do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Dane analityczne przechowujemy zgodnie z okresem retencji ustawionym w GA4, nie dłuższym niż 14 miesięcy, chyba że dane zostaną wcześniej zagregowane lub usunięte.

4. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane mogą otrzymywać podmioty zapewniające system rejestracji i sprzedaży biletów (Evenea), hosting, pocztę elektroniczną, obsługę IT, księgową, prawną, płatniczą, ochronę i obsługę wydarzenia, a także uprawnione organy publiczne. Odbiorcy otrzymują dane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji swoich zadań.

W związku z używaniem Google Analytics 4 dane mogą być przetwarzane przez Google Ireland Limited oraz podmioty z grupy Google. Niektóre operacje mogą wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy na podstawie właściwych mechanizmów prawnych, w tym decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez Evenea i Google wynikają także z polityk tych dostawców.

5. Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje — w granicach przewidzianych prawem — prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wniosek można przesłać na biuro@kongresaks.pl. Osoba ma również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych potrzebnych do rejestracji jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o udział; brak danych może uniemożliwić rejestrację. Zgody marketingowe i zgoda na cookies analityczne są dobrowolne i nie warunkują udziału.

6. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym nie prowadzi profilowania wywołującego takie skutki.

7. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka. Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, funkcjonalności serwisu lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana na stronie wraz z datą obowiązywania.

Wersja: 10 sierpnia 2026 r.